תוכנה לניהול פרויקטים

מה הבעיה המרכזית והקריטית בניהול פרויקטים בבניה?

תקשורת אפקטיבית היא פקטור מהותי להצלחת פרויקטים מורכבים. בשנים האחרונות רמדור מספקת מערכת (רמדור נט) מקיפה לניהול פרויקטים בבניה. המערכת כוללת, בן השאר, כלים רבים לתקשורת ושיתוף מידע.בפועל, נוכחנו ברמדור, שלמרות המערכת לניהול הפרויקט, חלק חשוב מהתקשורת בפרויקט מתבצעת באמצעים בלתי פורמליים, כמו וואטסאפ, מסרונים, שיחות טלפון או מיילים. מדובר על תקשורת הקשורה לנושאים מהותיים לפרויקט כמו RFI ("בקשה למידע" Request for Information, Submittals) (הגשה), ועוד. תקשורת זו אינה מנוהלת, אינה מגובה, וקשה מאוד לעקוב אחריה.
אז מה הבעיה להתבסס על מיילים/ וואטסאפ/ מסרונים ככלי התקשורת לחברי הפרויקט?

מניסיון בפרויקטים רבים נציין את החולשות הבאות:

שליטה ובקרה – בפרויקט יש מאות נושאים שעולים לדיון מהשטח, צריך לעקוב ולראות שהם מטופלים, שכל הגורמים הרלוונטיים הגיבו, שאין חריגה בזמני התגובה הנדרשים ושהנושא מקבל מענה ולא נופל בין הכיסאות. איך מנהל הפרויקט אמור לבצע זאת כאשר הדיון מבוצע בוואטסאפ ואין לו מערכת כוללת בה הוא יכול לראות את כל הנושאים, הגורמים המטפלים, התהליכים והסטטוסים שלהם? איך מנהל הפרויקט יכול לראות מתוך אלפי הנושאים מהם הנושאים הבוערים הדורשים טיפול מיידי?

קושי בניהול תהליך "מסודר" –

בתהליך RFI למשל, אנו רוצים לאפשר לקבלן להעלות שאלה למנהל הפרויקט, למנהל הפרויקט לדון בנושא עם גורמים מקצועיים מבלי שהקבלן חשוף לתקשורת זו, ולהעביר לקבלן רק את סיכום הדיון. בכדי ליישם תהליך פשוט זה נדרש מערכת הרשאות וחוקיות, דבר שפשוט אי אפשר ליישם במיילים/ וואטסאפ.

מאוד קשה לוודא שכל הגורמים רואים את כל המידע העדכני והרלוונטי. כמה פעמים אנו נתקלים במצב בו מישהו מגיב על מייל שהוא לא המייל האחרון בנושא? דבר שמוביל לטעויות ובזבוז זמן.

תיעוד – ההתכתבויות לא באמת מתועדות, לא ניתן לדעת בתוך המכלול של אלפי המיילים/ מסרונים/ וואטסאפים, מי אמר מה ומתי.

לניהול פרויקטים בבניה – יש משמעות משפטית חשובה מאוד לתיעוד ויכולת איחזור של מידע זה גם שנים אחרי ההתכתבות.